Klauzula informacyjna RODO

Obowiązuje od: 01.10.2026

§ 1 Postanowienie ogólne

1. Niniejsza Umowa powierzania danych osobowych wchodzi w życie z dniem zaakceptowania Regulaminu korzystania z Aplikacji Velico lub wejścia do Serwisu, która określają warunki na jakich Użytkownicy Serwisu i Aplikacji powierzają Usługodawcy do przetwarzania dane osobowe w ramach korzystania z Serwisu i Aplikacji.
2. W zakresie, w jakim Użytkownik przekazuje Spółce swoje własne dane osobowe lub dane współpracowników w celu założenia lub utrzymywania konta w Aplikacji Usługodawca jest administratorem tych danych osobowych. Sposób przetwarzania danych osobowych reguluje Polityka prywatności.

§ 2 Definicje

Użyte w tym dokumencie pojęcia oznaczają:

1. Usługodawca – Velico Sp. z o. o. Sp. K. z siedzibą w Poznaniu, z adresem ul. Romana Dmowskiego 85, 60-204 Poznań, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001055856, NIP: 7792559659, REGON: 526368885.
2. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
3. Aplikacja – udostępniona przez Usługodawcę, za pośrednictwem Serwisu, aplikacja internetowa umożliwiająca Użytkownikom, zarządzanie procesami wewnętrznymi w sposób zautomatyzowany, umożliwiający nadzór i kontrolę pracowników oraz procesów wewnętrznych, w tym obsługi Klienta.
4. Serwis – serwis internetowy znajdujący się pod adresem internetowym www.velico.pl lub www.app.velico.pl.
5. Użytkownik – użytkownik Aplikacji będący osobą fizyczną posiadającą uprawnienia do reprezentowania Organizacji. Użytkownik może być rozumiany również jako Usługobiorca. Użytkownik identyfikowany jest po takich danych jak: Imię, Nazwisko, Telefon, Mail.
6. Klient – przedsiębiorcą w rozumieniu art. 4 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców jak również osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, którzy nawiązali stosunek prawny z Użytkownikiem i/lub z Organizacją.
7. Organizacja – podmiot Aplikacji będący przedsiębiorcą w rozumieniu art. 4 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców. Użytkownik tworząc Organizację potwierdza, że ma prawo do skutecznego reprezentowania Organizacji, w tym do zawierania umów. Organizacja identyfikowana jest po takich danych jak: Nazwa (w tym Imię i Nazwisko), numer NIP, numer REGON i ewentualnie numer KRS.
8. Umowa – Klauzula informacyjna RODO

§ 3 Oświadczenia Stron

1. Użytkownik oświadcza, że:
   1. jest administratorem danych osobowych, o których mowa w § 4 i posiada ważną
   2. podstawę prawną do przetwarzania tych danych;
   3. przetwarza dane osobowe zgodnie z prawem;
   4. powierzenie danych osobowych na Spółce nie narusza praw osób trzecich.
2. Usługodawca oświadcza, że:
   1. posiada wszelkie środki techniczne i organizacyjne niezbędne do przetwarzania danych osobowych zgodnie z niniejszą Umową,
   2. przetwarza dane osobowe w celu świadczenia usług wskazanych w Regulaminie, Umowie oraz odrębnych umowach zawartych między Usługodawcą a Użytkownikiem (Organizacją) w tym umowach zawartych poprzez akceptację szczegółowych regulaminów, a także wykonania udokumentowanych poleceń Użytkownika. W razie wątpliwości za udokumentowane polecenie Użytkownika uznaje się dyspozycje dokonywane przez Użytkownika za pomocą Aplikacji.

§ 4 Zakres powierzenia danych

1. Użytkownik i/lub Organizacja, powierza Spółce dane osobowe następujących osób:
   1. pracownicy,
   2. współpracownicy,
   3. klienci,
   4. kontrahenci,
   5. inne osoby, których dane osobowe zostały zawarte w dokumentach wprowadzanych przez Użytkownika do Aplikacji lub generowanych w toku korzystania z Aplikacji przez Użytkownika,
   6. faktury,
   7. przelewy bankowe,
   8. lista baz danych SQL,
   9. listy płac oraz dane osobowe z nich wynikające.
2. Na podstawie Umowy powierzenia Usługodawca przetwarza następujące kategorie danych osobowych:
   1. imię i nazwisko,
   2. nazwa firmy,
   3. data urodzenia,
   4. numer i seria dowodu osobistego,
   5. numer ewidencyjny PESEL, NIP i REGON, KRS,
   6. numer rachunku bankowego,
   7. numer karty płatniczej,
   8. inne dane niezbędne do wystawiania faktury VAT,
   9. informacje o banku prowadzącym rachunek bankowy;
   10. dane o wynagrodzeniu, przychodach i kosztach;
   11. numery rejestracyjne pojazdów,
   12. informacje o transakcjach dokonywanych przez Użytkownika,
   13. dane dotyczące zdrowia – w zakresie niezbędnym do rozliczania zwolnień lekarskich lub innych świadczeń należnych od ZUS w przypadku choroby,
   14. inne dane zawarte w dokumentach wprowadzanych przez Użytkownika do Aplikacji.

§ 5 Prawa i obowiązki Usługodawcy

1. Usługodawca będzie przetwarzać Dane osobowe wyłącznie w imieniu i zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Użytkownika. Usługodawca zapewni poufność, integralność i dostępność Danych osobowych, w szczególności poprzez wdrożenie systematycznych, organizacyjnych i technicznych środków w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, biorąc pod uwagę aktualny stan wiedzy i koszt wdrożenia w odniesieniu do ryzyka związanego z przetwarzaniem oraz charakterem danych osobowych.
2. Usługodawca zobowiązuje się do pomocy Użytkownikowi w zakresie realizacji nałożonych na niego obowiązków jako administratora Danych osobowych, w szczególności do pomocy w zakresie reakcji na sprzeciwy, zapytania oraz żądania osób, których dane dotyczą. W przypadku otrzymania takiego zapytania odnoszącego się do danych, których administratorem jest Użytkownik, Usługodawca zobowiązuje się do niezwłocznego przekazania wspomnianego zapytania i udzielenia wyjaśnień w zakresie niezbędnym do zrealizowania przez Użytkownika ciążących na nim obowiązków.
3. Usługodawca nie będzie odpowiadać bezpośrednio na żądania osób, których dane dotyczą.
4. Jeżeli Użytkownik wymaga pomocy w zakresie środków bezpieczeństwa, dokumentacji lub innych form informacji dotyczących sposobu przetwarzania Danych osobowych przez Usługodawcę, a takie żądania wykraczają poza standardowe informacje dostarczane przez Usługodawca w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami, może ona obciążyć Użytkownika za realizację takiego żądania dodatkowymi opłatami.
5. Usługodawca zobowiązuje się do niezwłocznego usunięcia lub (w miarę posiadanych możliwości) zwrócenia (według wyboru Użytkownika) Danych osobowych na wyraźne żądanie Użytkownika. Jednocześnie w przypadku zażądania – w formie dokumentowej – przez Użytkownika od Usługodawcy zaprzestania przetwarzania Danych osobowych, których przetwarzanie jest niezbędne do realizacji przedmiotu Umowy, Usługodawca może Umowę wypowiedzieć ze skutkiem natychmiastowym. Skorzystanie z powyższego uprawnienia przez Usługodawca nie będzie rodziło po jej stronie żadnej odpowiedzialności względem Użytkownika i/lub Organizacji.
6. Zobowiązania określonego w ust. 5 zd. pierwsze powyżej nie stosuje się, jeżeli Usługodawca – pomimo zażądania przez Użytkownika i/lub Organizacji usunięcia bądź zwrotu danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 RODO – wciąż pozostaje zobowiązana lub uprawniona do ich przetwarzania na innej, przewidzianej przepisami prawa podstawie.
7. Usługodawca, włącznie z jej personelem, obejmującym pracowników i współpracowników, niezależnie od łączących ich stosunków prawnych, zobowiązuje się do zapewnienia poufności Danych osobowych podlegających przetwarzaniu w ramach niniejszej umowy. Postanowienie to obowiązuje również po rozwiązaniu Umowy powierzenia.
8. W przypadku dostrzeżenia jakiegokolwiek naruszenia bezpieczeństwa Danych osobowych przetwarzanych na podstawie niniejszej Umowy powierzenia bądź powzięcia podejrzenia o możliwości zaistnienia w/w naruszenia, Usługodawca zobowiązana jest do niezwłocznego zawiadomienia o tym fakcie Użytkownika i jednoczesnego przedsięwzięcia wszelkich kroków mających zapobiec w/w naruszeniu. Ponadto Usługodawca zobowiązuje się do pełnej współpracy z Użytkownikiem w celu zapobiegania naruszeniom bezpieczeństwa danych osobowych i usuwania ich skutków.
9. Dla uniknięcia wątpliwości, Usługodawca oświadcza, iż jest świadoma obciążających ją obowiązków określonych w art. 32 – 36 RODO w związku z pełnieniem roli podmiotu przetwarzającego. Na żądanie Użytkownika Usługodawca udzieli Użytkownikowi wszelkich informacji niezbędnych do wykazania zgodności przetwarzania Danych osobowych z niniejszą Umową. Usługodawca przyczyni się do audytów i inspekcji przeprowadzanych przez Użytkownika lub upoważnionego przez niego audytora poprzez udostępnienie informacji i dokumentów niezbędnych do wykazania zgodności przetwarzania Danych osobowych z niniejszą Umową i przepisami obowiązującego prawa. Przeprowadzane przez Przedsiębiorcę audyty i inspekcje nie mogą naruszać tajemnicy przedsiębiorstwa Usługodawca.

§ 6 Dalsze przetwarzania danych osobowych w tym poza EOG

1. Usługodawca uprawniony jest, na podstawie ogólnej zgody wyrażonej w Umowie, do powierzenia Danych osobowych innym podmiotom (w tym do państw trzecich, znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym) do przetwarzania w celu opisanym w §1 i na zasadach określonych Umową. Lista dalszych podmiotów przetwarzających znajduje się w tutaj.
2. Przed powierzeniem Danych osobowych podmiotowi spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Usługodawca podejmie niezbędne czynności w celu zapewnienia, że zostaną spełnione wymagania wskazane w art. 44 i nast. RODO, w szczególności ustalone zostanie, że państwo, w którym podmiot przetwarzający przetwarza dane jest objęte decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych osobowych, z dalszym podmiotem przetwarzającym zostanie zawarta umowa w oparciu o standardowe klauzule umowne zaakceptowane decyzją Komisji Europejskiej, dalszy podmiot przetwarzający wdrożył wiążące reguły korporacyjne, o których mowa w art. 47 RODO.
3. Usługodawca zobowiązuje się do informowania Użytkownika o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia podmiotów przetwarzających poprzez publikację stosownej informacji w Serwisie, dając tym samym Przedsiębiorcy możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian, w terminie 7 dni od daty poinformowania o zamiarze dokonania zmian.
4. W przypadku wniesienia sprzeciwu przez Użytkownika, Usługodawca uprawniony jest do wypowiedzenia niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym.
5. Użytkownik może w każdej chwili wystąpić z żądaniem udostępnienia listy dalszych podmiotów przetwarzających, z których usług korzysta Usługodawca.
6. Usługodawca zobowiązuje się do udostępnienia listy, o której mowa w ust. 2 powyżej niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania.
7. Usługodawca uprawniona jest do ujawniania powierzonych mu Danych osobowych organowi nadzorczemu, a także w przypadku otrzymania odpowiedniego żądania, postanowienia, decyzji, orzeczenia, właściwego organu państwowego, umocowanego konkretnym przepisem prawa powszechnie obowiązującego, nadającego temu organowi uprawnienie do ujawnienia danych przyjętych przez Usługodawcę, pod warunkiem możliwości udokumentowania tego żądania.

§ 7 Korzystanie z narzędzi opartych o sztuczną inteligencję

1. W celu zapewnienia Użytkownikowi najwyższej jakości usług, Usługodawca wykorzystuje narzędzia oparte o sztuczną inteligencję w szczególności w celu:
   1. usprawnienia procesu księgowania faktur,
   2. usprawnienia procesu wyszukiwania kodów PKD,
   3. usprawnieniu procesu przetwarzania przelewów bankowych,
   4. usprawnienie procesu rozliczania przelewów bankowych,
   5. usprawnienie procesu obsługi technicznej Aplikacji,
   6. usprawnienie procesu obsługi sprzedaży Aplikacji.
2. Usługodawca może wykorzystywać dane zawarte w dokumentach wprowadzonych przez Użytkownika do Aplikacji w celu trenowania własnych rozwiązań opartych o sztuczną inteligencję. Usługodawca podejmuje starania, aby ww. dane nie zostały ujawnione podmiotom nieupoważnionym.
3. Przetwarzanie danych, o których mowa w niniejszym paragrafie opiera się w oparciu o anonimizację danych.

§ 8 Czas trwania Umowy powierzenia

1. Niniejsza Umowa zostaje zawarta na czas trwania Regulaminu.
2. Niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni po zakończeniu obowiązywania Umowy, Usługodawca zobowiązany jest do usunięcia lub zwrotu Danych osobowych przetwarzanych w imieniu Użytkownika, wszelkich nośników zawierających Dane osobowe przekazane przez Użytkownika, a następnie do ich usunięcia w sposób trwały. O ile nie uzgodniono inaczej na piśmie, koszt takich działań będzie oparty na stawkach godzinowych za czas poświęcony przez Usługodawcę.

§9 Postanowienia końcowe

1. Usługodawca oświadcza, iż świadomy jest, że naruszenie wyznaczonych przez Użytkownika lub wynikających z powszechnych przepisów prawa zasad przetwarzania danych osobowych stanowi nieprawidłową realizację Umowy.
2. Jeżeli którekolwiek z postanowień Umowy okaże się nieważne w całości lub w części, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, Strony zaś zobowiązują się na wniosek którejkolwiek z nich do zastąpienia nieważnych postanowień postanowieniami, których moc prawna i skutek ekonomiczny są najbardziej zbliżone do postanowień zastępowanych.
3. Umowa przetwarzania podlega prawu polskiemu
4. W sprawach nieuregulowanych w Umowie będą miały zastosowanie postanowienia Regulaminu, odpowiednie przepisy prawa, w szczególności RODO oraz powszechnie obowiązującego prawa.