Regulamin korzystania z aplikacji

Obowiązuje od: 01.10.2026

§ 1 Przedmiot regulaminu

Regulamin określa warunki korzystania oraz funkcjonowania serwisu internetowego i Velico, znajdującego się pod adresem www.velico.pl oraz aplikacji Velico, a także prawa i obowiązki Użytkowników oraz prawa, obowiązki i zakres odpowiedzialności Usługodawcy.

§ 2 Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

  1. Usługodawca – Velico Sp. z o. o. Sp. K. z siedzibą w Poznaniu, z adresem ul. Romana Dmowskiego 85, 60-204 Poznań, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001055856, NIP: 7792559659, REGON: 526368885.
  2. Regulamin – niniejszy regulamin wraz z załącznikami stanowiącymi jego integralną część;
  3. Aplikacja – udostępniona przez Usługodawcę, za pośrednictwem Serwisu, aplikacja internetowa umożliwiająca Użytkownikom, zarządzanie procesami wewnętrznymi w sposób zautomatyzowany, umożliwiający nadzór i kontrolę pracowników oraz procesów wewnętrznych, w tym obsługi Klienta.
  4. Serwis – serwis internetowy znajdujący się pod adresem internetowym www.velico.pl lub www.app.velico.pl.
  5. Użytkownik – użytkownik Aplikacji będący osobą fizyczną posiadającą uprawnienia do reprezentowania Organizacji. Użytkownik może być rozumiany również jako Usługobiorca. Użytkownik identyfikowany jest po takich danych jak: Imię, Nazwisko, Telefon, Mail.
  6. Klient – przedsiębiorcą w rozumieniu art. 4 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców jak również osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, którzy nawiązali stosunek prawny z Użytkownikiem i/lub z Organizacją.
  7. Organizacja – podmiot Aplikacji będący przedsiębiorcą w rozumieniu art. 4 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców. Użytkownik tworząc Organizację potwierdza, że ma prawo do skutecznego reprezentowania Organizacji, w tym do zawierania umów. Organizacja identyfikowana jest po takich danych jak: Nazwa (w tym Imię i Nazwisko), numer NIP, numer REGON i ewentualnie numer KRS.
  8. Cennik – publikowany w Serwisie Cennik obejmujący wykaz obowiązujących opłat netto za korzystanie z poszczególnych funkcjonalności Aplikacji oraz ich zakres.
  9. Usługi – usługi w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  10. Login – indywidualny niepowtarzalny identyfikator użytkownika niezbędny do zalogowania się do Aplikacji i Organizacji.
  11. Hasło – stworzony przez Użytkownika ciąg znaków, która na chwilę tworzenia spełnia aktualne wymogi bezpieczeństwa dostępu do Aplikacji wykorzystywany do potwierdzenia tożsamości Użytkownika i jego Loginu, który jest niezbędny do uzyskania dostępu do Aplikacji.
  12. Metadane – ustrukturyzowany opis treści danych lub sposobu wykorzystywania danych, który ułatwia wyszukiwanie lub wykorzystywanie tych danych.
  13. Dane informatyczne – dane wejściowe i wyjściowe, w tym Metadane, bezpośrednio lub pośrednio wygenerowane bądź współwygenerowane w wyniku korzystania przez Użytkownika z Aplikacji, które znajdują się w zasobach Usługodawcy lub Użytkownika.
  14. Ustawa AML – ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
  15. Profil – wydzielona przestrzeń informatyczna identyfikująca bezpośrednio konkretnego Użytkownika, który wykorzystywany jest do wiązania Użytkownika (Profilu) z Organizacją.
  16. Ustawa o VAT – ustawa z dnia 11.03.2004 roku o podatku od towarów i usług.
  17. Subskrypcja – odpłatny plan świadczenia Usług o określonym przez Usługodawcę zakresie niezbędnym do korzystania z pełnej funkcjonalności Aplikacji wyliczany zgodnie z Cennikiem dostępnym w Serwisie.
  18. Karta płatnicza – środek płatniczy w rozumieniu ustawy z dnia 19.08.2011 roku o usługach płatniczych.

§ 3 Wymagania techniczne

  1. Do korzystania z Serwisu konieczne jest posiadanie urządzenia z dostępem do sieci Internet, aplikacji służącej do przeglądania zawartości sieci Internet (przeglądarka), a do korzystania z Aplikacji,– także aktywny adres poczty elektronicznej (email).
  2. Użytkownik bądź inna osoba odwiedzająca Serwis są zobowiązani zapewnić we własnym zakresie powyższe urządzenie, konieczne oprogramowanie oraz adres poczty elektronicznej.
  3. Wobec faktu, że Usługodawca stosuje mechanizmy szyfrowania zgodne z powszechnymi praktykami bezpieczeństwa, Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że regularne aktualizowanie swoich urządzeń oraz oprogramowania w celu obsługi nowoczesnych mechanizmów szyfrowania w trakcie komunikacji z Serwisem i Aplikacją umożliwia korzystanie z nich. Dostępność rzeczonych aktualizacji może być uzależniona od posiadanego przez Użytkownika sprzętu lub oprogramowania i tym samym Usługodawca nie odpowiada za ewentualny brak rzeczonych aktualizacji i w konsekwencji niemożność korzystania z tego powodu z Serwisu lub Aplikacji.
  4. Usługodawca zastrzega sobie możliwość uniemożliwienia Użytkownikowi dostępu do Serwisu lub Aplikacji ze względów bezpieczeństwa.

§ 4 Założenie konta

  1. W celu skorzystania z Aplikacji Użytkownik zobowiązany jest, za pośrednictwem formularza znajdującego się w Serwisie, utworzyć konto Użytkownika, podać m. in. swój adres e-mail oraz ustanowić Hasło, a także dane swojej pierwszej Organizacji. Po pomyślnym utworzeniu konta Użytkownik otrzymuje Profil, który będzie mógł wykorzystywać do każdej kolejnej Organizacji.
  2. Warunkiem koniecznym do rozpoczęcia świadczenia przez Usługodawcę Usługi jest zapoznanie się i zaakceptowanie Regulaminu oraz zapoznanie się z Polityką Prywatności.

§ 5 Prawa i obowiązki Użytkownika

  1. W trakcie procesu rejestracji (Założenie konta) konta Użytkownika w Aplikacji Użytkownik jest zobowiązany do podania prawdziwych danych osobowych i kontaktowych, niezbędnych dla prawidłowej realizacji Usługi, a także do ich bieżącej aktualizacji. Użytkownik ponosi wszelką odpowiedzialność z tytułu naruszenia wyżej określonego obowiązku.
  2. W trakcie procesu rejestracji (Założenie konta) Organizacji w Aplikacji Użytkownik jest zobowiązany do podania prawdziwych danych Organizacji niezbędnych dla prawidłowej realizacji Usługi , a także do ich bieżącej aktualizacji. Użytkownik nie może zakładać Organizacji, co do których nie ma należytych uprawnień, w tym do zawierania umów i składania oświadczeń woli. Użytkownik ponosi wszelką odpowiedzialność z tytułu naruszenia wyżej określonego obowiązku.
  3. Użytkownik i inna osoba odwiedzająca Serwis zobowiązani są do korzystania z Serwisu i Aplikacji w sposób zgodny z prawem i dobrymi obyczajami, w szczególności zobowiązani są szanować dobra osobiste i prawa własności intelektualnej osób trzecich. Użytkownik nie jest uprawniony do umieszczania w Aplikacji lub Serwisie materiałów i treści samych w sobie lub w odniesieniu do działania, niezgodnych z prawem powszechnie obowiązującym, zasadami współżycia społecznego lub dobrymi obyczajami, szkodliwych a także naruszających prawa osób trzecich, w tym prywatność, dobre imię, godność lub w inny sposób naruszających niniejszy Regulamin, w tym w szczególności treści o charakterze pornograficznym, wulgarnym, obscenicznym, nienawistnym, terrorystycznym, nawołujących do przemocy lub innych czynów zabronionych.
  4. Użytkownik dla ochrony swoich interesów powinien zachować w tajemnicy dane umożliwiające dostęp do Aplikacji. W przypadku, gdy Użytkownik utraci te dane, możliwe jest odzyskanie dostępu do Profilu W takim wypadku należy postępować zgodnie z instrukcjami podanymi w Serwisie.
  5. Użytkownik zobowiązany jest wykorzystywać API wyłącznie dla celów, realizacji umowy o świadczenie Usługi i w sposób opisany w Regulaminie oraz stosownej dokumentacji technicznej. Zabronione jest komercyjne wykorzystywanie API, przez które rozumie się wykorzystanie go dla celów świadczenia usług identycznych bądź podobnych do Usług czy przedmiotu Umowy.
  6. Użytkownik i inna osoba, która zarządza Organizacją w Aplikacji ponoszą całkowitą i wyłączną odpowiedzialność za wprowadzane przez siebie do Serwisu i Aplikacji treści, dokumentów i innych danych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Aplikacji.
  7. Użytkownik zobowiązany jest zapewnić połączenie Karty płatniczej z Aplikacją w celu umożliwienia automatycznego pobierania opłat.
  8. Użytkownik w każdym czasie może skorzystać z usługi dostępu do informacji o rachunkach na zasadach określonych w „Regulamin korzystania z automatycznego pobierania informacji o rachunkach bankowych (AIS)”

§ 6 Prawa, obowiązki i zakres odpowiedzialności Usługodawcy

  1. Usługodawca zastrzega sobie względem Użytkownika prawo do zawieszenia bądź zakończenia świadczenia usługi dostępu do Aplikacji, w tym Aplikacji mobilnej w przypadku, gdy Użytkownik, w tym poprzez umieszczane w Aplikacji lub Serwisie treści, informacje i materiały wykracza przeciw postanowieniom Regulaminu bądź przepisom prawa lub jego działania mogą zagrozić bezpieczeństwu danych zgromadzonych w Serwisie bądź Aplikacji lub jego działania mogą wpłynąć na zakłócenie pracy Serwisu bądź Aplikacji lub jego działania godzą w dobre imię Usługodawcy bądź renomę Serwisu czy Aplikacji.
  2. Usługodawca ma prawo ograniczyć liczbę tzw. zapytań pochodzących od jednego Użytkownika w określonych przez Usługodawcę interwałach czasowych, a nawet czasowo wstrzymać obsługę takich zapytań. Realizacja przez Usługodawcę tych uprawnień nie rodzi po jego stronie jakiegokolwiek obowiązku odszkodowawczego, w takim wypadku Użytkownikowi nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.
  3. Usługodawca ma prawo do wykorzystywania danych Użytkowników i Organizacji w celu poprawiania działania Aplikacji oraz budowania nowych funkcjonalności.
  4. Aplikacja stanowi jedynie wsparcie dla prowadzenia przez Użytkownika działalności gospodarczej i tym samym Usługodawca nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności związanej z tak prowadzoną przez Użytkownika działalnością gospodarczą.
  5. Usługodawca zastrzega, że korzystanie z Serwisu i Aplikacji odbywa się wyłącznie na koszt i ryzyko osoby go odwiedzającej lub Użytkownika.
  6. Usługodawca zastrzega sobie prawo do czasowego zaprzestania świadczenia Usług w przypadku awarii, aktualizacji, konserwacji lub modernizacji technicznej Serwisu lub Aplikacji. Zaprzestanie świadczenia Usługi Informatycznej przez okres dłuższy niż 24 h w miesiącu nie rodzi po stronie Usługodawcy żadnej odpowiedzialności. W przypadku zaprzestania świadczenia Usługi przez okres dłuższy niż 48 h w danym miesiącu, Użytkownik będzie uprawniony do żądania obniżenia wynagrodzenia za dany miesiąc wskazanego w Cenniku o kwotę 10% zł (dziesięć procent) za każdy dzień roboczy ponad wymiar czasowy wskazany powyżej. Usługodawca nie ponosi jednak w żadnym przypadku odpowiedzialności za przerwy w dostępie, błędy techniczne, lub nieprawidłowe działanie Aplikacji spowodowane przerwami w dostępie, błędami technicznymi lub nieprawidłowym działaniem Krajowego Systemu e-Faktur lub innych systemów zewnętrznych, na które Usługodawca nie ma żadnego wpływu.
  7. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności:
    1. za nieprawdziwe, niedokładne lub nierzetelne dane lub dokumenty wprowadzone przez Użytkownika do Serwisu lub Aplikacji,
    2. za treści reklam i materiałów promocyjnych zamieszczanych w Serwisie czy Aplikacji, bądź rozsyłanych Użytkownikom, w ramach świadczenia przez Usługodawcę usług reklamowych na rzecz innych podmiotów,
    3. za ewentualne szkody wynikłe z niewłaściwego działania sprzętu lub oprogramowania Użytkownika i innej osoby odwiedzającej Serwis,
    4. za ewentualne szkody powstałe na skutek ujawnienia przez Użytkownika osobom trzecim danych umożliwiających dostęp do Aplikacji,
    5. za jakiekolwiek szkody wynikające z użycia, niemożności użycia lub błędnego działania Serwisu lub Aplikacji, oraz nieprawidłowego korzystania z Serwisu lub Aplikacji przez Użytkownika i innej osoby odwiedzającej Serwis, chyba że szkody te wynikają z umyślnego działania Usługodawcy.
  8. Usługodawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności za korzystanie z Serwisu czy Aplikacji przez Użytkownika bądź inna osobę odwiedzającą Serwis w sposób sprzeczny z postanowieniami prawa, w tym także w sposób sprzeczny z postanowieniami Regulaminu.
  9. Funkcjonalności Aplikacji oparte, w tym na sztucznej inteligencji takie jak np. automatyczne księgowanie, automatyczne rozpoznawanie skanów i wizualizacji faktur, przedstawianie danych podatkowych i finansowych na podstawie danych Użytkownika i inne informacje udostępniane Użytkownikom w ramach Aplikacji, mogą zawierać błędy. Użytkownik korzystając z funkcjonalności Aplikacji zobowiązany jest do każdorazowego weryfikowania wyników ich użycia. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za następstwa korzystania przez Użytkownika funkcjonalności Aplikacji.
  10. Ewentualna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu szkód, roszczeń, zobowiązań lub kosztów Użytkownika ograniczona jest, w zakresie dopuszczalnym przez przepisy powszechnie obowiązujące, do wysokości 2-krotności miesięcznej opłaty dokonywanej przez Użytkownika, a w przypadku gdy Użytkownik korzystał z Usług krócej, do wysokości pobranej opłaty. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych z winy umyślnej.
  11. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu utraconych korzyści jest wyłączona.
  12. Usługodawca ma obowiązek utrzymywania najwyższych standardów bezpieczeństwa w zakresie świadczonej przez siebie Usługi.
  13. Usługodawca ma obowiązek aktualizowania systemu do bieżących wymagań technologicznych jak i prawnych.
  14. Usługodawca ma obowiązek informować Użytkownika o zakresie aktualizacji oprogramowania, w szczególności o zmianach istniejących funkcjonalności.

§ 7 Subskrypcje oraz ceny

  1. Każda cena podawana na każdym etapie procesu zakupu rozumiana jest jako kwota netto w rozumieniu Ustawy o VAT. Oznacza to, że do podanej ceny należy doliczyć podatek od towarów i usług aktualny i adekwatny w dniu dokonania rozliczenia.
  2. Aktualne informacje na temat cen za Subskrypcję znajdują się w Cenniku dostępnych w Serwisie Usługodawcy.
  3. Możliwość zakupienia usługi następuje wyłącznie po dodaniu formy płatności w postaci Karty płatniczej.
  4. Opłata za Usługi pobierana jest automatycznie za pośrednictwem dodanej Karty płatniczej zgodnie z obowiązującymi zasadami Subskrypcji.
  5. Użytkownik może w każdej chwili z historią i podstawą rozliczeń korzystając z Aplikacji.
  6. Opłata naliczana jest na koniec każdego miesiąca za dany miesiąc.
  7. Okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy.

§ 8 Czas trwania umowy, wstrzymanie usług oraz rozwiązanie umowy

  1. Umowa zawierana jest z chwilą akceptacji niniejszego Regulaminu.
  2. Czas trwania umowy jest nieokreślony.
  3. Usługodawca może wstrzymać świadczenie Usług w sytuacji gdy:
    1. Użytkownik narusza postanowienia Regulaminu, a wezwanie do zaprzestania naruszeń jest bezskuteczne,
    2. Użytkownik nie zapewnia podłączenia karty płatniczej do Aplikacji, co uniemożliwia pobranie opłaty przez Usługodawcę za świadczone Usługi,
    3. Użytkownik podłączył kartę płatniczą, lecz nie jest możliwe skuteczne pobranie opłaty przez Usługodawcę za świadczone Usługi.
  4. Użytkownik może wypowiedzieć umowę w każdym czasie ze skutkiem:
    1. na koniec miesiąca, w którym odłączył od Aplikacji kartę płatniczą,
    2. na dzień wybrany przez Użytkownika, jeżeli wybrał opcję zakończenia Subskrypcji na wskazany dzień w Aplikacji.
  5. Usługodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem:
    1. natychmiastowym w sytuacjach opisanych w pkt. 3 niniejszego paragrafu,
    2. w innym przypadku, w którym Usługodawca poinformował Użytkownika o wypowiedzeniu umowy ze skutkiem nie wcześniej niż na koniec miesiąca następnego w stosunku do miesiąca, w którym Użytkownik otrzymał informację o wypowiedzeniu umowy.
  6. Usługodawca każdorazowo będzie potwierdzać fakt wykonania Usługi poprzez wystawienie właściwej faktury na podstawie Ustawy o VAT.
  7. Użytkownik wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej na wskazany adres e-mail.

§ 9 Postępowanie reklamacyjne

  1. Wszelkie ewentualne reklamacje związane z działaniem Aplikacji Użytkownik bądź inna osoba odwiedzająca Serwis powinna zgłaszać za pośrednictwem Aplikacji lub na adres mailowy reklamacje@velico.pl
  2. Zgłoszenie reklamacyjne winno zawierać szczegółowy opis zdarzenia uzasadniającego zgłoszenie reklamacji, w tym dane identyfikujące Użytkownika (Profil).
  3. Usługodawca rozpatrzy zgłoszenie reklamacyjne w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego zgłoszenia. Zgłoszenie jest kompletne w sytuacji gdy wszystkie istotne aspekty zostały wyjaśnione ponad wszelką wątpliwość, a Usługodawca dysponuje całym materiałem dowodowym do obiektywnej oceny reklamacji.
  4. Odpowiedź na reklamację wysyłana jest w ten sam sposób, w który Użytkownik dokonał zgłoszenia reklamacyjnego.
  5. W celu sprawnego rozpatrzenia zgłoszonej reklamacji bądź dla zdiagnozowania potencjalnego problemu w działaniu Aplikacji, jeżeli sytuacja tego wymaga, Użytkownik może udzielić Usługodawcy dostępu do przetwarzanych przez niego w Aplikacji danych (dostęp serwisowy). Dostęp taki:
    1. będzie udzielany na czas wybrany przez Użytkownika i może być w każdym momencie cofnięty,
    2. obejmuje uprawnienie do wprowadzania zmian w danych przetwarzanych,
    3. fakt skorzystania przez Usługodawcę z dostępu jest odnotowywany w historii logowań dostępnej dla Użytkownika w Aplikacji.
  6. Usługodawca może w ramach czynności reklamacyjnych wzywać do przedstawienia dodatkowych informacji, w tym zrzutów ekranu Aplikacji. Brak przesłania dodatkowych informacji przez Użytkownika może stanowić podstawę do wydania negatywnej decyzji reklamacyjnej.

§ 10 Ochrona praw własności intelektualnej

  1. Wybór i układ treści udostępnianych w Serwisie oraz Aplikacja stanowią utwory w rozumieniu ustawy z dnia 04 lutego 1994 r. o Prawie autorskim i prawach pokrewnych, do których prawa należą do Usługodawcy, i jako takie korzystają z ochrony przewidzianej w przepisach prawa.
  2. Z ochrony wskazanej w ust. 1 korzystają również wszelkie inne utwory, znaki towarowe oraz inne elementy takie jak m.in. teksty, zdjęcia czy multimedia umieszczone w Serwisie bądź w Aplikacji.
  3. Korzystanie z Serwisu bądź Aplikacji przez Użytkownika bądź inną osobę odwiedzającą Serwis nie oznacza nabycia przez nie jakichkolwiek praw do dóbr niematerialnych do udostępnionych utworów.
  4. Zabronione jest kopiowanie czy modyfikowanie jakiejkolwiek części Serwisu bądź Aplikacji w całości lub części a także modyfikowanie czy wykorzystywanie w sposób inny niż określony w Regulaminie, bez uprzedniej zgody Usługodawcy, wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności.

§ 11 Prawo do zmiany regulaminu i postanowienia końcowe

  1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do modyfikacji Regulaminu. Zmiany Regulaminu będą ogłaszane nie później niż 30 dni kalendarzowych przed ich wejściem w życie.
  2. Zakres przetwarzania danych osobowych określony został w dokumencie „Klauzula informacyjna RODO”.
  3. Zasady polityki prywatności i plików cookie zostały opisane w dokumencie „Polityka prywatności i plików cookie”.
  4. Zasady zgłaszania naruszeń zostały opisane w dokumencie „Klauzula informacyjna dla Sygnalistów”.
  5. Zasady polityki informacyjnej zostały opisane w dokumencie „Polityka informacyjna”.