Velico — Roboty
Roboty, które automatyzują pracę
w Comarch ERP Optima
Velico, dzięki autorskim robotom automatyzuje pracę w Optimie. Każdy z robotów odpowiada za inne zadanie tworząc razem spójny system. Roboty wyręczają nas na poszczególnych etapach, usprawniając i automatyzując pracę.
Poniższa kolejność robotów odzwierciedla przykładowy przepływ pracy z perspektywy księgowej w skali miesiąca.
Robot Wyciągi
Automatyczne rozliczanie wyciągów bankowych
Obecnie
Początek miesiąca wygląda podobnie w wielu biurach rachunkowych. Otrzymujesz dokumenty, weryfikujesz je i jeśli nie znajdują się one w Optimie na etapie weryfikacji to „przerzucasz” je do Optimy (z Saldeo, Scanye, eSzok itp.). Wówczas nastaje czas na wgranie wyciągów bankowych. Bierzesz plik MT940 (lub w inny sposób je wgrywasz) i zaczytujesz do Optimy. Przy wgrywaniu część przelewów (co do zasady dość mała) rozlicza się przez Optimę, a pozostałe przelewy przechodzisz ręcznie jeden po drugim aż nie rozliczysz wszystkiego.
Z Velico
Z Velico automatycznie rozliczysz przelewy oraz zdefiniujesz własne reguły i zasady rozliczania danego klienta. Dzięki Velico uwolnisz czas na ręczne rozliczanie przelewów i skupisz się tylko na tych trudniejszych przypadkach. Oszczędzaj dziesiątki godzin miesięcznie i w tym czasie zajmij się prawdziwymi problemami klientów.
Robot wyciągi
Rezultat
Velico automatyzuje pracę, na którą do tej pory musieliście poświęcać czas. Dodatkowo dzięki Velico nie musicie już czekać z rozliczaniem danego klienta do przesłania przez niego wyciągu bankowego. Velico daje możliwość rozliczania wyciągów bankowych w tygodniowych okresach w efekcie na początku danego miesiąca masz już rozliczony poprzedni miesiąc.
Weryfikacja wstępna
Kompleksowa kontrola poprawności przed księgowaniem
Obecnie
Po wprowadzeniu dokumentów musisz pamiętać o wielu czynnościach kontrolnych. Nawet jeśli korzystasz z wcześniej przygotowanej checklisty, ich weryfikacja wymaga czasu i skupienia. Należy sprawdzić m.in. kontrolę duplikacji dokumentów, poprawność wykazania czynnych podatników w deklaracji JPK_V7 czy wystawienie faktur wewnętrznych. Przy tak dużej liczbie powtarzalnych czynności wykonywanych każdego miesiąca łatwo o pomyłkę, która może skutkować błędnym wyliczeniem podatków.
Z Velico
Weryfikacja wstępna automatycznie wykonuje kluczowe kontrole, eliminując ryzyko błędów wynikających z ręcznej weryfikacji. Nie musisz już zastanawiać się, czy wszystkie sprawdzenia zostały wykonane. Robot nie tylko pamięta o każdym etapie kontroli, ale również realizuje je szybciej i dokładniej. Dzięki Velico zyskujesz pewność, że wszystko zostało sprawdzone, oszczędzasz czas i ograniczasz ryzyko kosztownych błędów.
Robot sprawdza
Standaryzacja jest kluczem nie tylko do skalowania biura rachunkowego, ale też do utrzymania odpowiedniego standardu usług księgowych. Velico pomoże ci utrzymać tę standaryzację oraz ją rozwijać.
- Czy w rejestrze zakupów za dany miesiąc znajdują się faktury z właściwą datą zakupu
- Czy w deklaracji VAT UE wykazani są podatnicy, którzy są aktywni w bazie VIES
- Czy w deklaracji JPK_VAT wykazani są tylko czynni podatnicy
- Występowanie duplikacji dokumentów
- Czy dla wszystkich podkategorii leasingu finansowego i operacyjnego została naliczona proporcja
- Czy do wszystkich dokumentów zagranicznych zostały wystawione faktury wewnętrzne (jeśli ich nie ma to robot je sam utworzy)
- Czy był zakup ŚT, jeśli tak to sprawdza, czy jest OT lub U
- Czy była sprzedaż ŚT, jeśli tak to sprawdza, czy jest LT
- Czy w rejestrze sprzedaży krajowej nie ma dokumentu z 0zł VAT
- Czy saldo magazynu walut jest równe z saldem raportu bankowego
- Czy występuje czynny podatnik VAT z odliczeniami oznaczonymi jako „NIE"
- Czy dodano RMK do księgowań okresowych
- Przeprowadza kontrolę kursów dla BP/BW (weryfikacja poprawności zastosowanych kursów)
- Weryfikuje poprawność prezentacji w VAT transakcji pozakrajowych
- Czy są zaksięgowane wszystkie dokumenty w poprzednich miesiącach w danym okresie obrachunkowym
Robot Księguj
Pełna automatyzacja księgowania od A do Z
Obecnie
Po weryfikacji dokumentów i przeprowadzeniu wszystkich kontroli przystępujesz do księgowania. Dla każdej firmy osobno uruchamiasz ręcznie schemat do zaksięgowania rejestru sprzedaży, rejestru zakupu, wyciągów bankowych i innych dokumentów. Każda z tych czynności wymaga czasu, a długość procesu zależy od skali działalności klienta. Dodatkowo musisz pamiętać o wielu kolejnych działaniach i kontrolach, co zwiększa ryzyko pomyłek oraz wydłuża czas obsługi.
Z Velico
Robot Księguj kompleksowo realizuje proces księgowy — od A do Z. Automatycznie wykonuje księgowania dla wielu firm jednocześnie, dzięki czemu możesz skupić się na bieżącej obsłudze klientów i zadaniach wymagających Twojej uwagi. Velico przyspiesza pracę, standaryzuje procesy i ogranicza ryzyko błędów wynikających z ręcznego księgowania.
Velico wykona za Ciebie:
- księgowanie rejestru VAT sprzedaży
- księgowanie rejestru VAT zakupu
- księgowanie wyciągów KB
- księgowanie różnic kursowych MW
- księgowanie amortyzacji
- księgowanie OT
- księgowanie ulepszeń
- księgowanie LT
- księgowanie list płac
- księgowanie okresowe RMK
- księgowanie okresowe RMP
- generowanie PK – Metoda Kasowa
- księgowanie VAT-7
- generowanie deklaracji VAT-UE
- sprawdzenie konta 221 – rozliczenie VAT
- księgowanie zaokrągleń w VAT na koncie 221
- generowanie przeksięgowania kosztów
- generowanie deklaracji CIT-8
- księgowanie deklaracji CIT-8
- wyliczanie zestawień księgowych (Bilans, RZiS, ZPK)
Weryfikacja ostateczna
Pewność, że każdy klient jest poprawnie zamknięty
Obecnie
Po stu kliknięciach myszką kończysz zamykanie klienta. VAT jest, CIT jest, teoretycznie wszystko się zgadza. Ale czy masz pewność? A może po stu kliknięciach myszką przechodzisz do listy kontrolnej i sprawdzasz, czy ZOiS schodzi z RZiS lub CIT. Czyli przechodzisz do przeklikiwania się przez system po raz kolejny, aby zadbać o jakość świadczonej przez ciebie usługi. To bardzo dobrze o Tobie świadczy, ale czy trzeba to wszystko robić ręcznie?
Z Velico
Weryfikacja ostateczna odpowiada nam na bardzo ważne pytanie: Skąd mam wiedzieć, czy klient jest poprawnie zamknięty? Aby odpowiedzieć sobie na to pytanie, dla każdego klienta, każdego miesiąca Velico stworzyło cały proces automatyzacji, który w kilka sekund odpowiada na wiele pytań. Czy wszystko jest zaksięgowane? Czy deklaracja jest dobrze sporządzona? Czy różnice kursowe są poprawne? Czy VAT-ZD jest zrobiony? Czy klient nie przekroczył jakiegoś limitu? Na te i wiele innych pytań odpowie Velico. Uruchom robota, poczekaj chwilę i sprawdź to wszystko w czytelnym raporcie. Velico to realne narzędzie do kontroli jakości pracy. Z Velico zyskujesz poczucie bezpieczeństwa i spokojną głowę.
Robot sprawdza
Upewnij się, że wszystko jest poprawnie zrobione oraz że o niczym nikt nie zapomniał – w kilka sekund, co miesiąc, dla każdego klienta. Utrzymaj wysoki standard obsługi dla każdego klienta.
- Czy wszystkie faktury są zaksięgowane?
- Czy jest zrobiony KWS?
- Czy są zaksięgowane różnice kursowe?
- Czy jest wygenerowana amortyzacja?
- Czy zaksięgowane są listy płac?
- Czy są zaksięgowane RMK lub RMP?
- Czy deklaracja VAT schodzi się z kontem 221?
- Czy deklaracja VAT jest zaksięgowana?
- Czy zaokrąglenia VAT są prawidłowe?
- Czy VAT-7 = VA-UE?
- Czy jest deklaracja CIT?
- Czy jest zaksięgowana deklaracja CIT?
- Czy jest VAT-ZD?
- Czy trzeba zrobić korektę VAT za poprzednie miesiące?
- Czy klient przekroczył limit (mały podatnik, VAT ZW, jednorazowa amortyzacja, czy zastosowano 19% CIT)?
- Czy bieżąca deklaracja VAT zgadza się z rejestrami VAT?
- Czy poprawnie wykazano transakcje zagraniczne w VAT?
- ZOiS zgadza się z RZiS?
- Czy bilans się bilansuje?
- Czy ZOiS zgadza się z CIT?
- Czy RZiS zgadza się z bilansem?
Wyniki
Informacja z podatkami dla klienta jednym kliknięciem
Obecnie
Firma zamknięta, podatki zapisane, teraz trzeba tylko napisać maila, przepisać kwoty, wybrać adresatów i… mamy koniec. Ale czy musisz pamiętać do kogo wysłać maila? Czy zdarzyło ci się wysłać maila do złego adresata? A może źle została przepisana kwota podatku? A może wiesz, że wysłałaś/eś maila, ale nie możesz go teraz odnaleźć? Chyba czas ten proces uporządkować.
Z Velico
Velico automatycznie przygotowuje informację z podatkami do klienta, z gotowymi kwotami pobranymi prosto z Optimy. Ryzyko błędu zostało wyeliminowane. Velico zadba również, aby taki mail nie trafił do przypadkowego adresata. Pełna kontrola w jednym miejscu. Kliknij przycisk, a Velico resztę zrobi za ciebie. Ustandaryzowany szablon wiadomości, automatycznie pobrane kwoty, automatycznie wygenerowane załączniki, automatycznie przypisani adresaci. Ty musisz tylko to zatwierdzić jednym przyciskiem, a kiedy znajdzie się taka potrzeba, mail jest zawsze pod ręką – nie musisz go szukać.
Co zyskujesz
Z Velico przejmiesz kontrolę nad procesem wysyłania podatków do klientów. Widzisz kto dostał maila, kiedy oraz o jakiej treści. Velico standaryzuje ostatni proces obsługi klienta, pilnuje, aby nie doszło do pomyłki oraz zabezpiecza ryzyko ujawnienia wrażliwych informacji osobie niepożądanej.
- Gotowy szablon z informacją do klienta
- Automatyczne pobieranie kwot podatków
- Definiuj, który użytkownik może ten proces wykonać
- Nie szukaj maili
- Nie pytaj, kto dostał maila, a kto nie. Zobacz to w czytelnym panelu
- Nie trać czasu na generowanie podstawowych załączników
