Polityka prywatności i plików cookie

Obowiązuje od: 01.10.2026

§ 1 Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

  1. Usługodawca – Velico Sp. z o. o. Sp. K. z siedzibą w Poznaniu, z adresem ul. Romana Dmowskiego 85, 60-204 Poznań, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001055856, NIP: 7792559659, REGON: 526368885.
  2. Polityka – niniejszy dokument.
  3. Aplikacja – udostępniona przez Usługodawcę, za pośrednictwem Serwisu, aplikacja internetowa umożliwiająca Użytkownikom, zarządzanie procesami wewnętrznymi w sposób zautomatyzowany, umożliwiający nadzór i kontrolę pracowników oraz procesów wewnętrznych, w tym obsługi Klienta.
  4. Serwis – serwis internetowy znajdujący się pod adresem internetowym www.velico.pl lub www.app.velico.pl.
  5. Użytkownik – użytkownik Aplikacji będący osobą fizyczną posiadającą uprawnienia do reprezentowania Organizacji. Użytkownik może być rozumiany również jako Usługobiorca. Użytkownik identyfikowany jest po takich danych jak: Imię, Nazwisko, Telefon, Mail.
  6. Klient – przedsiębiorcą w rozumieniu art. 4 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców jak również osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, którzy nawiązali stosunek prawny z Użytkownikiem i/lub z Organizacją.
  7. Organizacja – podmiot Aplikacji będący przedsiębiorcą w rozumieniu art. 4 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców. Użytkownik tworząc Organizację potwierdza, że ma prawo do skutecznego reprezentowania Organizacji, w tym do zawierania umów. Organizacja identyfikowana jest po takich danych jak: Nazwa (w tym Imię i Nazwisko), numer NIP, numer REGON i ewentualnie numer KRS.
  8. Metadane – ustrukturyzowany opis treści danych lub sposobu wykorzystywania danych, który ułatwia wyszukiwanie lub wykorzystywanie tych danych.
  9. Dane informatyczne – dane wejściowe i wyjściowe, w tym Metadane, bezpośrednio lub pośrednio wygenerowane bądź współwygenerowane w wyniku korzystania przez Użytkownika z Aplikacji, które znajdują się w zasobach Usługodawcy lub Użytkownika.
  10. Profil – wydzielona przestrzeń informatyczna identyfikująca bezpośrednio konkretnego Użytkownika, który wykorzystywany jest do wiązania Użytkownika (Profilu) z Organizacją.
  11. Usługi – usługi w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

§ 2 Wstęp

  1. Administratorem danych osobowych jest Usługodawca.
  2. Usługodawca przetwarza dane osobowe (w tym w przypadku danych powierzonych przez Użytkowników – podmiotem przetwarzającym) na następujących polach przetwarzania danych:
    1. udostępniania Aplikacji,
    2. udostępniania Serwisu,
    3. świadczenia usług dostępu do informacji o rachunku bankowym, o której mowa w Regulaminie,
    4. kontaktów Użytkownika oraz Usługodawcy drogą mailową lub formularza kontaktowego,
    5. kontaktu z Użytkownikiem w celach marketingowych oraz analizy interakcji Użytkownika z przesłanymi materiałami marketingowymi;
    6. rozwoju Aplikacji poprzez dodawanie nowych funkcjonalności
    7. korzystania z plików cookies i innych podobnych technologii – podczas korzystania przez Użytkownika z Aplikacji lub Serwisu.

§ 3 Cel przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna

  1. Usługodawca przetwarza dane osobowe:
    1. podane przez Użytkowników Aplikacji w toku zakładania konta i korzystania z Aplikacji i/lub Serwisu w celu świadczenia Usługi,
    2. podane przez użytkowników w związku z korzystaniem z Usługi, w celu prawidłowego świadczenia Usługi,
    3. pochodzące z nagrań rozmowamów telefonicznych – dla wewnętrznych celów szkoleniowych oraz w celu obrony przed roszczeniami, jak i dochodzenia roszczeń własnych,
    4. dane zebrane w toku identyfikacji użytkownika i potwierdzania jego tożsamości oraz weryfikacji czy użytkownik posiada status osoby zajmującej eksponowane politycznie stanowisko, jest członkiem rodziny lub osobą znaną jako bliski współpracownik takiej osoby, a także czy użytkownik figuruje na listach sankcyjnych – w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
    5. podane przez użytkownika w zgłoszeniu nielegalnych treści na Stronie lub w Aplikacji w celu obsługi tego zgłoszenia i wykonania obowiązków inFakt wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2065 z dnia 19 października 2022 r. w sprawie jednolitego rynku usług cyfrowych oraz zmiany dyrektywy 2000/31/WE (akt o usługach cyfrowych) (Tekst mający znaczenie dla EOG) (dalej jako „Akt o usługach cyfrowych”),
    6. pozostałych danych wprowadzanych do Aplikacji i/lub Serwisu w celu prowadzenia przez Administratora statystyk dotyczących korzystania przez użytkowników z produktów i usług oferowanych przez Usługodawcę, które to statystyki – w formie zagregowanej i zanonimizowanej – posłużą do ulepszania produktów i usług Usługodawcy.
  2. Podstawy prawne:
    1. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w oparciu o udzielone zgody,
    2. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w celu wykonania Usługi, w tym także do świadczenia usług Użytkownikom korzystającym z Aplikacji i/lub Serwisu,
    3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w celu związanym z realizacją prawnie uzasadnionych interesów Usługodawcy, którymi są promowanie Usług, umożliwienia komunikacji, integrację treści, badanie ruchu na stronach internetowych, tworzenie pomiarów i statystyk, jak również w celu ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

§ 4 Dane przetwarzane przez Aplikację i/lub Serwis

  1. Podanie danych osobowych w Aplikacji jest dobrowolne, jednakże ze względów specyfiki świadczonych Usług, brak podania tych danych uniemożliwia świadczenie Usług przez Usługodawcę.
  2. Podanie danych osobowych przez Użytkownika oznacza przetwarzanie następujących danych przez Usługodawcę:
    1. imię i nazwisko,
    2. mail oraz telefon komórkowy,
    3. nazwa banku prowadzącego rachunek,
    4. saldo środków na rachunku,
    5. historia rachunku,
    6. faktury i dane na nich się znajdujące (i inne dokumenty o podobnym charakterze),
  3. Odbiorcy danych:
    1. Podmioty świadczące usługi programistyczne, cyberbezpieczeństwa oraz utrzymania infrastruktury IT,
    2. Podmioty świadczące usługi hostingu serwerów i innych usług realizowanych w modelu SaaS,
    3. Podmioty z sektora bankowego w związku z realizacją usługi dostępu do informacji o rachunku.
  4. Czas przetwarzania danych ograniczony jest do czasu świadczenia Usług przez Usługodawcę z zastrzeżeniem przetwarzania danych o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w celu związanym z realizacją prawnie uzasadnionych interesów Usługodawcy, którymi są promowanie Usług, umożliwienia komunikacji, integrację treści, badanie ruchu na stronach internetowych, tworzenie pomiarów i statystyk, jak również w celu ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

§ 5 Pliki Cookie

  1. Aplikacja i/lub Serwis wykorzystują pliki cookie (ciasteczka). Są to niewielkie informacje które są zapisywane na urządzeniu końcowym (np. laptopie, telefonie) Użytkownika. Aplikacja i/lub Serwis mogą korzystać także z innych narzędzi o podobnych do plików cookie funkcjach (np. piksele, sygnalizatory, tagi).
  2. Rodzaje stosowanych przez Usługodawcę plików cookie:
    1. niezbędne pliki cookie, które umożliwiają m.in. poprawne wyświetlenie i prawidłowe funkcjonowanie Aplikacji i/lub Serwisu oraz zapewniają bezpieczeństwo korzystania z Usługi,
    2. opcjonalne pliki cookie (Marketing, Pomiar, Inne), które umożliwiają m.in. personalizowanie reklam, udostępnianie treści dostosowanych do preferencji Użytkownika, integrację treści, badanie ruchu na stronach internetowych, tworzenie pomiarów i statystyk, rozwój i ulepszenie usług k oraz tworzenie nowych produktów i usług w oparciu o interakcje Użytkownika. Na stosownie opcjonalnych plików cookie Użytkownik może wyrazić zgodę.
    3. Lista stosowanych plików cookie i innych technologii kliknij tutaj.
  3. Czas przechowywania plików cookie uzależnione jest od rodzaju pliku:
    1. stałe pliki cookie – przechowywane w urządzeniu końcowym do czasu, aż Użytkownik samodzielnie je usunie lub gdy minie czas określony
      w parametrach danego pliku cookie;
    2. sesyjne (czasowe) pliki cookie – przechowywane w urządzeniu końcowym do czasu wyłączenia oprogramowania lub zakończenia sesji przeglądarki (do momentu jej zamknięcia).
  4. Podmioty korzystające z plików cookie na stronach internetowych Usługodawcy:
    1. własne pliki cookie – są to pliki cookie które umieszcza i do których dostęp ma wyłącznie Usługodawca,
    2. pliki cookie dostawców zewnętrznych (takich jak np. Google Ireland Ltd, Consentmanager AB, LiveChat, Inc., Meta Platforms Ireland Limited).
  5. Użytkownik może wyłączyć pliki cookie w każdym czasie. W tym celu Użytkownicy mogą zarządzać preferencjami związanymi z plikami cookie bezpośrednio w ustawieniach własnego urządzenia końcowego.
    W zakresie wyrażonych zgód, Użytkownicy mają możliwość ich cofnięcia za pomocą widgetu „Ustawienia dotyczące ochrony danych”. Dodatkowo, za pośrednictwem przeglądarki internetowej, Użytkownicy mogą w szczególności zezwolić na wszystkie pliki cookie, wyłączyć instalowanie plików cookie, usunąć pliki cookie, lub zablokować pliki cookie. Wyłączenie, usunięcie lub blokowanie plików cookie może negatywnie wpłynąć na jakość korzystania ze stron internetowych Usługodawcy.

§ 6 Okres przetwarzania danych

Okres przetwarzania Twoich danych osobowych zależy od celu, w jakim dokonuje się tego przetwarzania. Usługodawca przetwarza dane osobowe dopóki, dopóty będą istniały przesłanki wskazane w tym dokumencie. W odniesieniu do świadczonych Usług Twoje dane będą przetwarzane przez okres, w którym usługi te będą świadczone oraz, czasami, po zakończeniu ich świadczenia, jednak wyłącznie jeżeli jest to dozwolone lub wymagane w świetle obowiązującego prawa, np. przetwarzanie w celach statystycznych lub w celu dochodzenia roszczeń. W takim przypadku dane będą przetwarzane jedynie przez okres niezbędny do realizacji tego typu celów. W zakresie w jakim Twoje dane przetwarzane są w oparciu o prawnie uzasadnione interesy Usługodawcy będą ona przechowywane do momentu zgłoszenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania lub przez okres przedawnienia roszczeń, jakie wobec Usługodawcy mogą przysługiwać osobie, której dane dotyczą.

§ 7 Dobrowolność podania danych

Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne, jednak może być niezbędne do realizacji świadczonych Usług.

§ 8 Prawa osób, których dane dotyczą

  1. Osoba, której dane dotyczą ma:
    1. prawo dostępu do swoich danych, w tym uzyskania kopii danych
    2. prawo żądania sprostowania danych
    3. prawo do usunięcia danych (w określonych sytuacjach)
    4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych
    5. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania wobec przetwarzania danych w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes i udostępniania ich innym podmiotom
    6. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
  2. W zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane w ramach świadczonej Usługi (dane są niezbędne w celu świadczenia usługi), możesz dodatkowo skorzystać z prawa do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora Twoich danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z nami lub z naszym Inspektorem Ochrony Danych. Dane kontaktowe wskazane są powyżej

§ 9 Odbiorcy danych osobowych

Dane mogą być przekazywane podmiotom zapewniającym obsługę organizacyjną i IT, w tym teleinformatyczną, podmiotom świadczącym inne usługi zapewniające prawidłowe funkcjonowanie Aplikacji i/lub Serwisu, sądom, organom ścigania, bankom, podmiotom świadczącym usługi doradcze oraz pomoc prawną, oraz innym podmiotom wskazanym w przepisach powszechnie obowiązującego prawa.

§ 10 Bezpieczeństwo danych osobowych

Usługodawca dysponuje systemem zabezpieczającym dane osobowe spełniającym wymogi wynikające z RODO.

§ 11 Przekazywanie danych poza strefę EOG

Administrator może korzystać z rozwiązań technicznych, które mogą być dostarczane przez podmioty spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W określonych sytuacjach Pana/Pani dane mogą być przekazywane do państw siedziby dostawców, w tym do USA. Dostawcy takich rozwiązań to m.in. Meta, LiveChat. Jeżeli Komisja Europejska nie wydała decyzji wykonawczej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych dotyczącej danego państwa spoza EOG, o której mowa w art. 45 RODO, transfer danych do państwa spoza EOG odbywa się na podstawie umowy zawierającej standardowe klauzule umowne dotyczące przekazywania danych osobowych do państw trzecich, o treści przyjętej przez Komisję Europejską. Wykorzystywane zabezpieczenia danych osobowych analizowane są pod kątem ryzyk i mogą ulec zmianie, m.in. w przypadku przyjęcia przez odpowiednie organy nowych instrumentów prawnych służących zapewnieniu odpowiedniego stopnia bezpieczeństwa danych osobowych przekazywanych poza EOG. W tym miejscu informujemy, że Komisja Europejska w dniu 10 lipca 2023 r. wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony w ramach ochrony danych UE-USA, przy czym transfer danych do USA w oparciu o ww. decyzję dotyczy wyłącznie przekazywania danych do podmiotów w USA, które zostały ujęte w „Wykazie ram ochrony danych”, prowadzonym i udostępnianym publicznie przez Departament Handlu USA.

§ 12 Postanowienia końcowe

Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian do niniejszego dokumentu poprzez umieszczenie nowej Polityki na stronach internetowych z odpowiednim wyprzedzeniem.